Gestion des inscriptions

Création d’une base de données
Réception des bulletins d’inscription des congressistes
Traitement des demandes : participation au congrès, repas, ateliers,
visites
Encaissement des droits d’inscription
Envoi d’une confirmation au congressiste avec plan d’accès
Reversement des droits d’inscription à l’organisateur
Transmission à l’organisateur d’un état général des inscriptions
Edition de listes définies avec l’organisteur : ateliers, repas, ...
Participation du responsable congrès de l’OT aux éventuelles réunions
d’organisation au Havre
Permanence de la personne de l’Office de Tourisme du Havre responsable du dossier sur le site de la manifestation pendant la durée du congrès


Centrale de réservation hôtelière

Recherche de chambres d’hôtel
Création du bulletin d’hébergement avec grille tarifaire
Traitement des demandes de réservation en tenant compte des souhaits
du congressiste
Encaissement des arrhes
Envoi d’une confirmation de réservation au congressiste avec plan d’accès
à l’hôtel
Confirmation et versement des arrhes aux hôtels
Edition de listes récapitulatives des réservations hôtelières ventilées par
lieu d’hébergement
Mise à disposition de pochettes de documentation dans chaque chambre
Présence de la personne de l’Office de Tourisme du Havre responsable du dossiersur le site de la manifestation pendant une demi-journée


Programmes touristiques

Conseils et élaboration de journées touristiques
Réservation de visites guidées
Réservation de la restauration
Réservation de transports
Mise à disposition de guises et d’accompagnateurs